Sebelum melakukan pengadministrasian AUM konselor menerapkan “limadmen”, terhadap siswa atau responden pengisi AUM. Limadmen diperlukan untuk menginfromasikan kejelasan arah dan kegunaan AUM serta mencegah kejenuhan siswa dalam merespon setiap butir pada AUM. Lima Arahan Pengadministrasian Instrumen (limadmen) ini dijadikan sebagai SOP (Standar Operasional Prosedur) dasar dalam pengadministrasian AUM; yaitu mengkacup hal-hal sebagai berikut:
- Apa itu AUM Umum dan PTSDL?
Dalam menyampaikan konsep tentang AUM juga dijabarkan hal-hal yang berkenaan dengan “Apa itu masalah” yang ciri-cirinya adalah:
a. Sesuatu yang tidak disukai adanya
b. Sesuatu yang ingin dihilangkan
c. Sesuatu yang menimbulkan hambatan, kesulitan, dan atau kerugian
- Tujuan dan kegunaan AUM (mengungkap kondisi tertentu pada klien)
- Cara mengisi/mengerjakan AUM
AUM dapat diadministasikan kepada siswa/responden baik secara perorangan, kelompok, maupun klasikal. Beberapa hal pokok yang perlu mendapat penekanan dalam pelaksanaan pengadminis-trasiannya adalah:
- Petunjuk Pengerjaan
Petunjuk pengerjaan AUM telah tercantum selengkapnya di dalam buku AUM. Petunjuk ini dibacakan sepenuhnya oleh penyelenggara administrasi AUM (seperti Konselor Sekolah). Agar siswa (calon) pengisi AUM memperoleh pemahaman yang lengkap tentang apa, mengapa dan bagaimana AUM, serta kegunaannya dalam rangka pelayanan bimbingan dan konseling, maka “petunjuk pengerjaan” itu dapat diperluas penjelasannya dengan disertai berbagai usulan dan contoh-contoh.
- Lembaran Respon Terpisah
- Waktu untuk Pengerjaan
- Bekerja seteliti mungkin
- Semua item dibaca dan dipertimbangkan keadaannya pada diri sendiri --- kalau isinya memang merupakan masalah yang sedang dialami, berikan tanda secara tepat pada lembaran respon.
- Semua pertanyaan yang ada pada AUM (selain item-item masalah) juga dijawab dengan sungguh-sungguh pada lembaran respon.
- Bekerja cepat dan tidak membuang-buang waktu
- Pengumpulan Lembaran Respon
- Cara pengolahan
Mahasiswa menuliskan identitas diri dan responnya terhadap AUM pada lembaran yang disediakan tersendiri. Dalam hal ini perlu diingatkan bahwa buku AUM harus dibiarkan bersih dan utuh, tidak boleh ditulisi, dicoret-coret atau diberi tanda apapun. Lembaran respon ini nantinya dikumpulkan bersama buku AUM yang masih tetap utuh kepada penyelenggara administrasi AUM.
AUM bukanlah “alat ukur” melainkan alat ungkap, oleh karena itu waktu yang disediakan untuk mengerjakannya tidaklah ketat. Untuk mem-berikan penjelasan tentang AUM dan hal-hal yang terkait dengan (seperti kegunaannya dalam pelayanan bimbingan dan konseling) mungkin diperlukan waktu yang agak lama; apalagi kalau disertai pemberian contoh dan tanya jawab --- mungkin sampai 30 menit. Untuk pengerjaan item yang tersedia pada AUM dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam AUM pada umumnya diperlukan waktu sekitar 50- 60 menit.
Dalam mengisi/mengerjakan AUM hal-hal yang perlu diingatkan ialah bahwa dalam mengerjakan AUM reseponden diminta :
Lembaran respon siswa dikumpulkan kembali secara cermat. Sedapat-dapatnya, sebelum dikumpulkan lembaran respon itu diteliti terlebih dahulu (oleh pengadministrasi AUM) apakah siswa yang bersangkutan telah mengerjakan AUM dengan teliti dan lengkap.
Satu hal yang amat penting ialah bahwa semua lembaran respon itu harus dipelihara dan dijaga kerahasiannya. Lembaran respon itu, yang berisi masalah-masalah yang dialami responden harus disimpan dengan rapi (dalam himpunan data–cummulative records) dan hanya Guru Pembimbing/konselor yang dapat mengakses lembaran respon tersebut.
Lembaran respon lama yang tidak akan dipergunakan lagi lebih baik dimusnahkan.
Jelaskan cara pengolahan secara garis besar, apakah akan diolah secara manual atau dengan menggunakan bantuan komputer dengan menggunakan program aplikasinya. Berapa lama pengolahannya dan kapan diumumkan hasilnya; dan dengan capa apa hasil itu diumumkan.
- Hasil dan penggunaannya;
Jelaskan bentuk jasil pengolahan data AUM dan penggunaannya. Kemukakan saja apa yang bisa dilakukan responden untuk menggunakan hasil itu.
